Автоматизація HR-процесів для міністерства

Клієнт

Міністерство закордонних справ, яке має представництва в Україні.

Про проєкт

Клієнт звернувся з такою проблематикою, що при виході на роботу нові співробітники не можуть одразу братися до роботи. Тому що процес не був організований заздалегідь:

• непідготовлена техніка;
• не відкриті доступи в системах, у яких співробітник повинен працювати;
• неструктурована програма адаптації співробітника;
• відсутність можливості зустрітися з керівником, бо в нього немає вільного часу в календарі.

Усе вищеперелічене призвело до великих простоїв, бо нові співробітники починають працювати набагато пізніше, ніж вийшли на роботу. А також втрачено 5% часу співробітників, найнятих на роботу за поточний рік.

Виклики

1. Багато часу та ресурсів йде на ручну перевірку потенційних співробітників.
2. Фінансові втрати міністерства через простої в організації.
3. Репутаційні ризики, спричинені людським чинником кадрових фахівців. Були під загрозою критично важливі плани через те, що вчасно не запустили процес іноземних відряджень, не відкрили візу тощо.
4. Додаткові витрати та штрафи через помилки неавтоматизованого процесу нарахування відпускних, лікарняних, виплат при звільненні та повернення трудової книжки.
5. Непрозорість HR-процесів.
6. Зупинення роботи нових співробітників, спричинене відсутністю організаційних чи технічних умов, необхідних для її виконання.

Рішення

01

Автоматизація та облік процесів HR-відділу: прийняття на роботу, лікарняні, відпускні, відрядження, ротації, декретні та звільнення.

02

Автоматизація процесу перевірки співробітників.

03

Створення та автоматизація взаємодії рекрутерів із кадровим резервом.

04

Моніторинг та звіт для керівництва про всі HR-процеси.

Результати

1. Скоротився час закриття керівних посад у 10 разів.
2. Прискорився процес перевірки персоналу у 20 разів.
3. Знизилися фінансові витрати завдяки ліквідації простою.
4. Задля безпеки міністерства всі процеси перевірки потенційного співробітника вже завершені до моменту прийняття рішення щодо наймання нового співробітника.
5. Зменшилася кількість рекрутерів залучених до процесу перевірок, внаслідок автоматизації на 20 %.
6. Зменшилась кількість помилок через людський чинник на 90 %.
7. Мінімізували ризики пов’язані зі співпрацею з потенційними шахраями.

Відгуки

HR-директор

Дякуємо Integrity Vision за їхню чудову роботу, завдяки автоматизації в нас зменшилася кількість помилок, які виникали під час рутинних завдань вручну. Це підвищило якість та точність роботи нашого відділу, що, своєю чергою, позитивно відобразилося на репутації міністерства та сприяє збереженню ресурсів.

HR бізнес-партнер

Нарешті, автоматизація HR-процесів дозволила нам зберігати важливі дані про персонал у безпечному та зручному форматі. Це не тільки зменшило ризик втрати важливих даних, але й дозволило нам легко знаходити та використовувати цю інформацію для прийняття стратегічних рішень та планування майбутньої роботи міністерства.

Заступник Міністра

Я хотів би висловити свою подяку за впровадження нової системи автоматизації HR-процесів у нашому міністерстві. Цей крок вперед дозволив нам ефективніше керувати кадрами, зменшити час на організаційні питання та полегшити роботу нашого персоналу. Я вражений якістю роботи співробітників Integrity Vision, які віддано та відповідально працювали над впровадженням цієї системи. Віддаючи перевагу автоматизованим процесам, ми змогли значно збільшити ефективність та точність обробки даних, що є дуже важливою складовою успіху нашого міністерства.